Rezerwacja świetlicy wiejskiej — poradnik dla sołtysa

Świetlica to serce wielu wydarzeń wiejskich: zebrania, urodziny, zajęcia dla dzieci, spotkania KGW. Problem zaczyna się, gdy terminy zapisuje się w kilku miejscach naraz — zeszyt u sołtysa, kartka przy drzwiach, wiadomości na Messengerze. Moduł świetlicy na naszawies.pl porządkuje rezerwacje w jednym kalendarzu widocznym dla całej wsi.

Konfiguracja sali

W panelu sołtysa dodaj salę (lub kilka), opisz wyposażenie, wgraj zdjęcia i ewentualny regulamin w formie PDF. Mieszkańcy widzą dostępność przed złożeniem wniosku.

• Nazwa sali i pojemność (np. 80 miejsc)
• Lista wyposażenia: stoły, krzesła, nagłośnienie, kuchnia
• Regulamin: godziny ciszy, kaucja, sprzątanie po imprezie
• Zdjęcia wnętrza — mniej pytań „czy jest projektor?”

Workflow rezerwacji

Typowy przebieg wygląda tak:

1. Mieszkaniec składa wniosek z datą, godziną i celem wydarzenia
2. Status oczekuje — sołtys dostaje powiadomienie
3. Akceptacja lub odrzucenie z krótkim komentarzem
4. Po imprezie: ewentualna notatka o stanie sali

Komunikacja z mieszkańcami

Powiadomienia w panelu informują o nowych wnioskach. Warto ustawić jasne zasady: maksymalny czas trwania imprezy, kaucja, sprzątanie po evencie. Regulamin wgrany do systemu ogranicza liczbę pytań telefonicznych w niedzielę wieczorem.

„Od kiedy mamy kalendarz online, nie dostaję już pięciu telefonów o ten sam weekend.” — typowa opinia sołtysów po pierwszym miesiącu

Planer stołów i dokumenty

Platforma rozwija narzędzia do planowania układu stołów pod wydarzenia w świetlicy — warto śledzić aktualizacje w centrum pomocy. Regulamin i protokoły możesz trzymać jako pliki PDF dostępne z profilu sali.

Najczęstsze błędy

Problem	Rozwiązanie
Podwójna rezerwacja	Jeden kalendarz + obowiązkowa akceptacja sołtysa
Brak regulaminu	Wgraj PDF przed sezonem wesel/komunii
Mieszkańcy nie wiedzą o systemie	Ogłoszenie na profilu wsi + QR w świetlicy

Więcej o zebraniach i terminach: zebranie wiejskie bez chaosu.